EN
6 signálov, že Váš schvaľovací proces potichu kolabuje
(A vy o tom možno ani neviete.)
Humanet patrí medzi najskúsenejších poskytovateľov HR riešení v cloude na Slovensku. Naše nástroje denne využíva viac ako 1,500 firiem a inštitúcií, vďaka čomu vieme, čo v schvaľovaní funguje a čo nie. Prostredníctvom systému Humanet je mesačne odoslaných viac ako 45 000 žiadaniek, čo nám dáva jedinečný pohľad na realitu HR procesov v praxi.
V každej firme sa denne robia desiatky rozhodnutí. Niektoré drobné, iné kľúčové. Všetky však musí niekto schváliť. A práve tu často vzniká tichý problém – schvaľovací proces, ktorý nestíha tempu firmy. Aj keď na prvý pohľad systém pôsobí funkčne, výskum ukazuje, že nejasné alebo nesprávne nastavené schvaľovacie pravidlá vedú k zablokovaniu procesov, čím negatívne ovplyvňujú rýchlosť aj výkonnosť organizácie (Al-Humaimeedy & Oudah, 2017).
Zo začiatku to vyzerá ako drobnosti. Požiadavka sa niekde zasekne. Niekto tvrdí, že niečo schválil, ale v systéme to nie je. Inokedy zas nie je jasné, kto to vlastne má riešiť. Tu je 6 najčastejších situácií, ktoré naznačujú, že niečo nefunguje tak, ako by malo.
1. Čaká sa. A nikto nevie na čo.
Požiadavky sú podané, ale nič sa nedeje. Všetci vedia, že niečo visí, no nikto nemá v rukách ďalší krok. Tak sa čaká. Niekedy hodiny, niekedy týždne, mesiace. A kým sa to pohne, nadšenie aj urgencia opadnú. Pritom by stačilo, keby systém vedel, komu to patrí a jemne pripomenul, že je čas požiadavku posunúť ďalej.
2. Robíme to znova. A možno zbytočne.
Zamestnanec podal žiadosť. Potom znova. A potom ešte raz, len pre istotu. Nikto si nie je istý, či tá prvá vôbec niekam dorazila. Schvaľovanie je neprehľadné a radšej pošle žiadosť opakovane než by mal riskovať, že to zapadne.
Riešenie je pritom jednoduché. Centrálna evidencia požiadaviek je to, čo dokáže ušetriť čas aj frustráciu.
3. Nikto nič nerobí, ale všetci vedia, že to tam je.
Každý vie, že tá požiadavka existuje. Všetci o nej vedia, napriek tomu sa tvária, že nie je ich. Nie je jasné, komu patrí, kto ju má schváliť, ani kto ju má posunúť ďalej. A tak visí. Medzi oddeleniami, medzi zodpovednosťami, medzi ľuďmi. Namiesto pátrania by pomohlo, keby sa hneď vedelo, komu to patrí.
4. Povedal, že áno. Ale teraz tvrdí, že o ničom nevie.
Niekedy sa veci dohodnú cez e‑mail, inokedy medzi rečou. Potom sa to zmení, niekto zabudne, niečo sa stratí. A keď príde problém, každý si pamätá niečo iné.
Bez záznamu sa pravda hľadá ťažko a vysvetľuje ešte ťažšie. Bolo to áno, bolo to nie?
5. Kto to schválil? Netuším. Ale vznikol problém a treba ho riešiť.
Niečo prešlo. Ale nie je jasné, kto to odobril, kedy to bolo a čo sa vlastne schválilo. A keď sa niečo pokazí, všetci majú len domnienky bez dôkazov.
Takéto situácie by nemuseli vznikať, keby každý krok v procese zanechal jasnú stopu.
6. Čakáme, kým sa vráti z dovolenky.
Požiadavka je pripravená, všetko stojí len na jednom človeku. Lenže ten je mimo – pár dní, možno dva týždne. A proces stojí s ním. Keď systém nevie, kto ho má v takom prípade zastúpiť, vzniká zbytočná stopka. A pritom existuje jednoduchá cesta: nastaviť zastupovanie tak, aby veci nezastali ani vtedy, keď niekto načerpáva energiu mimo práce.
Dobrá správa? Nemusí to tak byť.
V Humanete veríme, že schvaľovanie nemá byť prekážka. Má byť pomoc. Nástroj, ktorý drží veci pokope, nie ich brzdí.
Náš modul Schvaľovací proces funguje priamo v cloude a je navrhnutý tak, aby rozumel reálnej praxi. Nech už schvaľujete nástupy, zmeny pracovného miesta, práceneschopnosť, alebo adaptačný plán, každý typ žiadosti má svoj priebeh, pravidlá aj viditeľnosť.
Aj v rýchlej dobe platí, že dobrý proces vás nezdrží. Práve naopak, podrží.
---
Použité zdroje:
Barbora Orendáčová
22.7.2025