Humanet v praxi: Prechod z iného softvéru do systému Humanet – Naplnenie databázy údajmi zamestnancov

Príspevok Humanet v praxi: Prechod z iného softvéru do systému Humanet – Registrácia a založenie databázy je venovaný vytvoreniu registrácie, založeniu databázy a prideleniu užívateľského prístupu.

Príspevok Humanet v praxi: Prechod z iného softvéru do systému Humanet - Založenie firmy je venovaný založeniu firmy v databáze mzdového modulu, od zadania údajov zamestnávateľa, cez nastavenie vybraných konštánt, definovanie útvarov a stredísk, pracovných kalendárov, skupín dovoleniek až po definovanie vlastných zrážok a výpočtov zrážok.

Tento príspevok je venovaný možnostiam naplnenia databázy údajmi zamestnancov.

V systéme Humanet pozostáva evidencia zamestnanca z evidencie Osoba, v ktorej sa evidujú osobné údaje zamestnanca, a z evidencie Rola, v ktorej sa evidujú údaje o pracovnoprávnom vzťahu. Aby systém správne vypočítal mzdu a spracoval jednotlivé výstupy platí zásada, že každý zamestnanec má len jednu evidenciu Osoba. K tejto evidencii sa pripája toľko evidencií Rola, koľko pracovnoprávnych pomerov zamestnanec má, bez ohľadu na to, či sú momentálne v súbehu, alebo vznikali a zanikali postupne.

Pridávanie evidencie zamestnanca cez Novú osobnú kartu

Na pridane novej evidencie Osoba a Rola slúži formulár Nová osobná karta, ktorá sa otvorí po kliknutí na tlačidlo Pridať v zozname osôb alebo v zozname rolí. Rozsah údajov a povinnosť vyplniť vybrané údaje je zapracovaný tak, aby následné spracovanie prihlášok do Sociálnej poisťovne a do zdravotnej poisťovne prebehlo bez problémov. V prípade, že nový užívateľ má do 20 zamestnancov, odporúča sa, aby sa údaje pridali jednotlivo cez Novú osobnú kartu. Časová náročnosť naplnenia xlsx súboru (viď. nižšie) a pridania 20 zamestnancov pomocou formulára Nová osobná karta je približne rovnaká.

Formulár Nová osobná karta pozostáva z dvoch formulárov:
Krok 1 z 2: Osoba, do ktorého sa zadajú osobné údaje ako osobné číslo, meno, druhé meno, priezvisko, rodné priezvisko, titul pred menom, titul za menom, rodné číslo, pohlavie, dátum narodenia a ďalšie.

Krok 2 z 2 Pracovný pomer, do ktorého sa zadajú údaje o pracovnoprávnom vzťahu ako sú špecifikácia PPV (pracovný pomer, dohoda o vykonaní práce, dohoda o pracovnej činnosti a i.), dátum vzniku PPV, skúšobná doba (v mesiacoch), doba trvania (na dobu určitú/neurčitú) a ďalšie.

Ostatné údaje sa zadávajú už priamo do vytvorenej evidencie Osoba a Rola.

Hromadný import evidencií zamestnancov zo xlsx súboru

Aj v prípade hromadného importu evidencií je rozsah údajov a kontrola povinnosti vyplniť vybrané údaje zapracovaný tak, aby bez problémov prechádzali prihlášky do Sociálnej poisťovne a do zdravotnej poisťovne. Funkcia hromadného importu sa nachádza vo voľbe Personálne údaje/ Import do evidencie Osoba a rola. Funkcia obsahuje vzorový importný xlsx súbor pre hromadný import, stačí ho stiahnuť. Súbor sa vyplní podľa inštrukcií uvedených v samotnom xlsx súbore, a tiež v popise funkcie, ktorá je súčasťou voľby. Stránka je urobená tak, že naviguje užívateľa, aké kroky má postupne vykonať.

Denný vymeriavací základ

Pre potreby výpočtu náhrady počas dočasnej pracovnej neschopnosti možno sumu denného vymeriavacieho základu (DVZ) vypočítanú v inom softvéri zadať manuálne alebo importom typu Rola osoby > Nemoci - parametre do políčka Denný vymeriavací základ na záložke Rola/ Nemoci/ Parametre, časť Údaje z iného softvéru – denný vymeriavací základ, pričom sa zapíše obdobie, v ktorom sa táto suma má použiť pri výpočte náhrady v systéme Humanet.

Druhá možnosť je zadať manuálne na rovnakej záložke sumy vymeriavacieho základu a počet dní poistenia za každý mesiac rozhodujúceho obdobia. Pri tomto zadaní sa DVZ bude počítať pri prepočte mzdy, pričom ak vznikne potreba, má užívateľ možnosť vystaviť Potvrdenie zamestnávateľa o zamestnancovi na účely uplatnenia nároku na nemocenskú dávku, v ktorom budú vyplnené údaje v tabuľke VZ v RO.

Priemerný hodinový zárobok

Pre potreby výpočtu náhrad za dovolenku, lekára a i. možno sumu priemeru vypočítanú v inom softvéri zadať manuálne alebo hromadným importom typu Rola osoby > Rola osoby - dovolenka do políčka Priemer na dovolenku na záložke Rola/ Dovolenky/ Parametre, časť Údaje z iného softvéru – priemer na dovolenku, pričom okrem sumy je potrebné zadať aj obdobie, v ktorom sa táto suma má použiť pri výpočte náhrad v systéme Humanet. Pre započítanie pomerných častí kvartálnych odmien do výpočtu priemerného hodinového zárobku v ďalších obdobiach roka možno do políčok Kvartálne peniaze zadať manuálne alebo importom typu Rola osoby > Rola osoby - dovolenka pomernú časť odmeny vypočítanú v inom softvéri a vstupujúcu do výpočtu priemerného hodinového zárobku v systéme Humanet , pričom okrem sumy je potrebné zadať aj obdobie, do ktorého sa pomerné časti odmien majú zahrnúť.

Zrážky

Účet zamestnanca, prípadne ďalšie identifikátory platby pre zrážku typu výplata možno zadať pri pridávaní novej evidencie Rola, či už cez Novú osobnú kartu, alebo cez import z xlsx súboru. Údaje o ďalších zrážkach zamestnanca ako sú exekúcie, výživné, príspevky odborom a i. možno zadať manuálne priamo na záložku Rola/ Zrážky/ Zrážky, alebo hromadným importom typu Zrážka.

Doplnkové dôchodkové sporenie

Údaje pre výpočet príspevkov na DDS a spracovanie prehľadov možno zadať pri pridávaní novej evidencie Rola, či už cez Novú osobnú kartu, alebo cez import z xlsx súboru. V prípade príspevkov na DDS sa údaje evidujú jednak na záložke Osobné/ Poistenia/ DDS, kde sa evidujú údaje o výške, prípadne spôsobe výpočtu príspevkov zamestnanca a zamestnávateľa, a jednak na záložke Rola/ Zrážky/ Zrážky, kde sa evidujú údaje o identifikácii platby. Pri zadávaní údajov cez Novú osobnú kartu alebo importom z xlsx súboru nie je možné zadať všetky údaje. Časť údajov sa zadáva len priamo na záložku Osobné/ Poistenia/ DDS.

Starobné dôchodkové sporenie

Údaje o účasti zamestnanca v II. dôch. pilieri (SDS) možno zadať pri pridávaní novej evidencie Osoba, či už cez Novú osobnú kartu, alebo cez import z xlsx súboru. Len ak si zamestnanec dobrovoľne prispieva do SDS musia sa evidovať údaje nielen na záložke Osobné/ Poistenia/ SDS, ale aj na záložke Rola/ Zrážky/ Zrážky. Časť údajov sa zadáva len priamo na záložku Osobné/ Poistenia/ SDS.

Nemoci

Nemoci, ktoré začali v čase spracovania miezd v inom softvéri možno pridať na záložku Osobné/ Nemoci/ Nemoci manuálne alebo hromadne importom typu Nemoc role osoby.

Mimoevidenčné stavy

ME stavy, ktoré začali v čase spracovania miezd v inom softvéri možno pridať na záložku Osobné/ Ostatné/ ME stavy manuálne alebo hromadne importom typu Rola osoby - ME stav.

Evidenčný list dôchodkového poistenia

Údaje do evidenčného listu dôchodkového poistenia (ELDP), vypočítané v inom softvéri, možno zadať na záložku Rola/ ELDP/ Záznamy pre tlač manuálne alebo hromadne importom xml súboru elektronického ELDP pomocou funkcie Import z XML vo voľbe Tlače a výstupy/ Evidenčné listy dôchodkového poistenia. Export xml súboru elektronického ELDP je dnes štandardnou súčasťou mzdových softvérov.

Importovať možno z hromadného elektronického ELDP aj záznamy za jedinú rolu pomocou funkcie Doplnky/ Import z XML na záložke Rola/ ELDP/ Záznamy pre tlač.

Odvody na sociálne poistenie z rozpočítaných príjmov

Ak je potrebné počítať odvody z rozpočítaných príjmov, pričom rozpočítanie sa musí vykonať do období, ktoré boli spracované v inom softvéri, údaje potrebné pre výpočet sa zapíšu na záložku Rola/ Poistenia/ SP – parametre do časti SP - údaje z iného softvéru - VZ podľa § 139b, 139c.

Mzdové položky

Systém Humanet spracováva mzdy ako podľa Zákonníka práce, tak aj podľa Zákona o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme. Pre správny výpočet mzdy je nevyhnutné používať mzdové položky a kalendárne zmeny, ktoré sú určené pre danú situáciu. To, kedy ktorú položku alebo kalendárnu zmenu použiť, je podrobne popísané v príručke Mzdové položky v systéme Humanet. Príručka je členená podľa príslušného zákona,

pričom pre každé plnenie je uvedené, či sa zadáva ako mzdová položka alebo ako kalendárna zmena, aké mzdové položky sa vypočítajú do mzdy, ako je nastavený výpočet, uvedený je krátky popis položky s dôležitými upozorneniami a na konci je uvedená platná legislatíva.