EN
Keď sa s personalistami stretávame pri implementáciách alebo počas konzultácií, často zaznievajú podobné situácie – nie ako sťažnosti, ale ako opakovane sa vyskytujúce prekážky v bežnej agende.
Najmä ak ide o evidenciu a kontrolu dokladov, ktoré súvisia s neprítomnosťami.
Potvrdenia sú roztrúsené medzi e-mailami, papiermi alebo šanónmi.
Zamestnanci pracujú z rôznych miest, a nie vždy stihnú doručiť doklady včas.
Ručné spracovanie neprítomností často zaberá viac času, než by bolo potrebné.
Tieto postrehy nám opakovane potvrdzovali to isté: procesy okolo dokladovania neprítomností by sa dali výrazne zjednodušiť a zautomatizovať.
Výsledok? Funkcia, ktorá spája jednoduchosť, prehľad a digitalizáciu
V Humanete sme preto vyvinuli nadstavbovú funkciu elektronického dokladovania neprítomností – ako voliteľné rozšírenie k modulu Schvaľovanie neprítomností.
Zjednodušuje nielen nahrávanie a schvaľovanie dokladov, ale aj ich archiváciu, prepojenie na dochádzku a kontrolu prístupov. To všetko v súlade s GDPR.
Čo sa v praxi najčastejšie riešilo a ako sme to premenili na funkčné riešenia?
Flexibilita – nie každý typ neprítomnosti potrebuje doklad
Z praxe vieme, že nie každá neprítomnosť si vyžaduje potvrdenie. Preto si dnes viete v Humanete nastaviť, ktoré žiadanky majú obsahovať doklady a ktoré nie.
Napríklad – návšteva lekára áno, služobná cesta nie.
Zároveň je možné určiť, či sa má doklad nahrávať hneď, alebo až po schválení žiadanky. Viete si tak prispôsobiť proces podľa interných pravidiel bez zbytočnej administratívy.
Prístupnosť – zamestnanec to zvládne aj bez zaškolenia
Rozhranie je navrhnuté jednoducho – aby nahratie dokladu nebolo prekážkou ani pre bežného používateľa.
Po schválení žiadanky zamestnanec jednoducho nahrá súbor (v bežných formátoch ako .pdf, .jpg, .png či .docx), môže doplniť poznámku (napr. názov ambulancie) a hotovo.
Systém následne označí stav ako Príprava, čo dáva HR oddeleniu prehľad o tom, čo je pripravené na spracovanie.
Zároveň každá aktivita sa zaznamenáva – takže máte jasno v tom, kto čo pridal, zmenil alebo schválil.
Prepojenie – doklady automaticky vplývajú na dochádzku
Jedným z praktických vylepšení je možnosť automatickej úpravy skutočnej dochádzky po schválení dokladu.
Nie je potrebné nič prepisovať ručne.
Pri jednodňovej absencii sa otvorí možnosť úpravy konkrétneho dňa, pri viacdňových neprítomnostiach je k dispozícii hromadné naplnenie.
Tým sa zabezpečí, že schválený doklad hneď ovplyvní dochádzkový kalendár, bez potreby ďalších zásahov.
Praktickosť – archivácia, export a poriadok v dokumentoch
Aj po formálnej stránke je riešenie nastavené tak, aby vám uľahčilo život:
- Doklady sa archivujú minimálne 3 roky.
- V prípade potreby ich viete hromadne vymazať – napríklad po ukončení pracovného pomeru.
- Alebo ich exportovať do .zip archívu, napr. pri audite alebo pri ukončení spolupráce.
Pri veľkom objeme systém rozdelí archív automaticky, aby bol export spoľahlivý a rýchly.
GDPR – bezpečné narábanie s citlivými údajmi
Citlivé dáta musia byť v bezpečí – preto sú všetky nastavenia prispôsobené platnej legislatíve:
- Doklady vidia iba oprávnené osoby.
- Tam, kde je to vhodné, je možné uplatniť anonymizáciu údajov.
- Každá zmena sa auditne loguje, takže máte kontrolu nad tým, čo sa v systéme deje.
- Notifikácie sú adresované len tým, ktorých sa zmena týka.
Elektronické dokladovanie neprítomností je výsledkom priamej spolupráce so zákazníkmi.
A je nasadené v spoločnostiach, kde HR oddelenie hľadá efektívne a digitálne riešenia.