Elektronické schránky právnických osôb – konatelia aktivujte si prístup

Národná agentúra pre sieťové a elektronické služby (NASES) oznámila, že dňu 6.9.2016 zriadila celkovo 5 677 528 elektronických schránok, z toho takmer štvrť milióna pre spoločnosti zapísané v obchodnom registri. „Na doručovanie si schránku aktivovalo 4 113 právnických osôb, čo je za posledný mesiac nárast o 1590 aktivácií,“ informoval generálny riaditeľ NASES Norbert Molnár.

Konatelia firiem sú teraz na ťahu, aby si aktivovali prístup do schránky svojej firmy a to najneskôr do 1.1.2017.

Správy od úradov, ktoré dostane firma do elektronickej schránky sa budú považovať za doručené aj po ich neprečítaní.

Schránka sa automaticky aktivuje prvým prihlásením. V súčasnosti je však veľmi málo firiem pripravených na doručovanie úradných dokumentov do svojich elektronických schránok. Zástupcovia firiem totiž ešte nemajú vybavený elektronický občiansky preukaz a bezpečnostný osobný kód, tzv. BOK. Ten si musia vybaviť na oddelení dokladov na polícii.

Ak sa firma do svojej elektronickej schránky prvýkrát prihlási od 1. augusta do 31. decembra, úrady už môžu tejto firme doručovať dokumenty aj elektronicky.

Ak sa firma do svojej elektronickej schránky už prihlásila pred 1. augustom, úrady jej môžu začať doručovať dokumenty elektronicky až vtedy, keď sa do svojej elektronickej schránky znovu prihlási v čase od 1. augusta do 31. decembra. Konatelia a štatutári firiem by si mali elektronické občianske preukazy vybaviť čo najskôr, lebo od 1. januára môžu byť úradné dokumenty doručované elektronicky ktorejkoľvek firme, teda aj tej, ktorá sa do svojej elektronickej schránky nikdy predtým neprihlásila. Právnickým osobám môžu teda úrady do aktivovaných elektronických schránok doručovať oznámenia a rozhodnutia úradov, súdne rozhodnutia. V prípade, že majú zaručený elektronický podpis, môžu schránky využívať aj na aktívnu komunikáciu so štátom.

V uplynulých dňoch NASES sprehľadnila aj notifikácie na doručené správy v elektronickej schránke. Kým donedávna osobe, ktorá schránku využíva, prišla len informácia o novej správe, od septembra bude vedieť, kto je odosielateľom a aký je predmet správy. Z elektronických schránok si ich užívatelia môžu aktivovať bezplatné notifikácie nielen na e-mail, ale aj na mobilný telefón prostredníctvom SMS.

Zároveň môžu poveriť aj inú osobu na vstup do schránky.

Elektronická forma doručenia bude rovnocenná s písomnou. To znamená, že úradná pošta sa bude pokladať za doručenú aj keď si ju zástupca firmy v schránke neprečíta. Elektronická správa vrátane elektronických dokumentov sa bude považovať sa doručenú v deň bezprostredne nasledujúci po dni jej prijatia do elektronickej schránky.

Ak ide o elektronickú správu do vlastných rúk, tá sa bude považovať za doručenú potvrdením doručenky (bez jej potvrdenia nie je možné zobraziť obsah správy) alebo uplynutím 15-dňovej lehoty odo dňa nasledujúceho po dni jej prijatia do elektronickej schránky podľa toho, ktorá skutočnosť nastane skôr. Firmy tak budú musieť svoju schránku pravidelne sledovať. Deaktivácia firemnej elektronickej schránky aktivovanej na doručovanie nebude možná. Elektronická schránka bude firme zrušená až keď bude firma vymazaná z obchodného registra.

Prístup do elektronických schránok majú štatutárni zástupcovia spoločností. Znamená to, že napríklad v s.r.o. majú prístup do jej elektronickej schránky všetci jej konatelia. Prístup do elektronickej schránky je však možné zveriť aj akejkoľvek inej osobe ako štatutárnemu orgánu alebo členovi štatutárneho orgánu firmy.

Môže tak urobiť jedine niektorý z členov štatutárneho orgánu, ktorý priamo vo svojej elektronickej schránke poverí prístupom do nej inú osobu, ktorá má elektronickú schránku tiež zriadenú (napríklad ako bežný občan).

Na polícii alebo v klientskom centre by si mal štatutár právnickej osoby požiadať o:

• občiansky preukaz s elektronickým čipom,
• čítačku čipových kariet,
• bezpečnostný osobný kód (BOK),
• zaručený elektronický podpis, ktorý takto môžu získať zadarmo.
• stiahnuť aplikáciu na prihlasovanie (eID klient),
• stiahnuť ovládače k čítačke čipových kariet.

Štatutárni zástupcovia právnických osôb môžu kontaktovať v pracovných dňoch od 8:00 do 18:00 Ústredné kontaktné centrum NASES na telefónnom čísle +421 2 35 803 083.