Quehenberger Logistics zrýchlil mzdy o 75 %

Výzva

Quehenberger Logistics je logistický partner pre dopravu, kontraktnú logistiku, leteckú a námornú prepravu aj colné služby. Na Slovensku zamestnáva viac ako 150 zamestnancov.

Quehenberger Slovakia pôsobí v oblasti dopravy a logistiky, teda v prostredí s prevádzkami, zmiešanou štruktúrou bielych aj modrých golierov a vysokými nárokmi na presnosť procesov. Práve to prinášalo viacero praktických výziev pri každodennej HR a mzdovej agende.

Medzi hlavné výzvy patrili:

• prevádzkový charakter firmy a rozptýlené pracoviská, kde nie je vždy prítomný HR pracovník,
• veľký podiel zamestnancov v modrých golieroch, ktorí často nemajú pracovný počítač ani trvalý prístup k desktopovému systému,
• nepresnosti v dochádzke a problémy s papierovými priepustkami, ktoré „sa zvykli strácať“, alebo neboli doručené k spracovaniu včas,
• komunikácia o dochádzke prebiehala cez viacero kanálov, čo komplikovalo prehľad a rýchlosť reakcie,
• vysoká administratívna záťaž pri príprave výstupov pre mzdy a pri spracovaní konca mesiaca.

Riešenie

HR tím v Quehenberger Logistics bol veľmi progresívny a moderný, a od začiatku vedel presne, čo chce dosiahnuť. Hlavné ciele boli zjednodušenie administratívy, automatizácia HR procesov, zlepšenie zamestnaneckej skúsenosti, viditeľnosť dochádzky pre zamestnancov a celková modernizácia firmy.

Počas implementácie sme spolu s klientom nastavili procesy tak, aby boli použiteľné nielen pre kancelárskych pracovníkov, ale aj pre prevádzkové tímy. Kľúčovým krokom bolo nasadenie mobilnej aplikácie ako praktického nástroja pre každodennú komunikáciu a prácu so zamestnaneckými požiadavkami.

Súčasťou riešenia bolo:

• zavedenie komplexných modulov pre personalistiku, mzdy, dochádzku a cestovné príkazy,
• zavedenie mobilnej aplikácie aj pre prostredie, kde zamestnanci nemajú bežne prístup k počítaču,
• dôsledná osveta a podpora tímu, aby si zamestnanci aj manažéri osvojili nový spôsob práce,
• centralizácia komunikácie o neprítomnostiach, zmenách a HR požiadavkách do jedného systému,
• vytvorenie záložného riešenia vo forme tabletu, ktorý mal slúžiť ako backup pre prípad potreby,
• digitalizácia kľúčových procesov vrátane dochádzky, výplatných pások, cestovných príkazov a podkladov pre mzdy.

Dopad

Implementácia priniesla citeľnú zmenu v presnosti, rýchlosti aj komforte práce:

• podarilo sa eliminovať veľkú časť chýb spôsobených papierovými priepustkami a nepresnou dochádzkou,
• komunikácia so zamestnancami je dnes rýchlejšia a centralizovaná v jednom prostredí,
• zamestnanci prijali mobilnú aplikáciu pozitívne, bez negatívneho ohlasu, vrátane starších kolegov,
• spracovanie výstupov na konci mesiaca je výrazne efektívnejšie,
• príprava podkladov do miezd sa skrátila z celodennej práce na približne 2 hodiny, čo predstavuje zefektívnenie asi o 75 %,
• HR tím už nemusí pripravovať dodatočné reporty o zostatkoch dovoleniek na konci mesiaca, pretože údaje má každý zamestnanec k dispozícii priebežne a prehľadne v mobile

Silným prínosom je aj lepšia viditeľnosť údajov pre zamestnancov aj manažérov. Systém je vnímaný ako používateľsky prívetivý, jednoduchý a zrozumiteľný. V praxi sa tak podarilo nielen zrýchliť operatívu, ale aj posilniť dôveru v HR procesy a kvalitu dát.

Špeciálne pozitívny dopad mal modul Cestovné príkazy, kde systém odbúral prácu s excelmi a prepojil nároky priamo s dochádzkou. Zároveň výrazne zjednodušil administratívu kvôli uživateľskej prívetivosti.